ひとつのミスが命取りの外部共有
申請/承認で安全に！
Boxの公開リンク（オープンリンク）の発行や
ユーザーの招待をワークフローで統制管理する
クラウドアドオンが誕生しました。
クラウドストレージは社内外からファイルにアクセスできる強力なツールですが
公開範囲の設定ミスや招待ミスが重大な情報漏洩につながるリスクも…
同じような課題に悩んでいませんか？
メールの添付ファイルを禁止したけれど、共有リンクの発行ミスも不安だ。
組織フォルダや個人フォルダで公開共有リンクを発行させたくない。
招待を申請制にしているが
申請手続きが煩雑で運用負担が
大きい。
上長承認は不要だが、共有リンクを発行するときにクロスチェック
したい。
招待権限を管理職に限定しているが管理職も忙しくて招待していられない。
これらの課題を onestep for Box が解決します！
申請・承認のフローを作りリスクを回避する
「onestep for Box」はエンドユーザー向けの申請・承認機能です。 オープンリンクの発行やユーザーの招待を上司に申請し、承認を経て実行することができます。リンク発行ではオープンリンク発行時にパスワードを必須化したり、きめ細かな運用が可能です。
オープンリンクは
申請→承認で安全に発行
リスクの高い「リンクを知っている全員」の共有リンク発行は事前に責任者や担当者に承認を得てから発行！
申請→承認の多重チェックで安全に共有リンクを発行します。
承認と同時に
分類ラベルも変更可能
「外部に送付してよい文書か」と承認しても分類ラベルの変更は忘れがち...
onestep for Box では予めパターンを定め、承認時に自動的に分類ラベルを変換可能です。
社内プロジェクトフォルダーも申請→承認で自動生成
社内であっても機密度が高ければ誤招待のリスクは大きいので、申請→承認のクロスチェックが重要です。
極秘の稟議やM&Aなど、一部のメンバーだけで共有したい文書は社内プロジェクトフォルダーで管理しましょう！
オープンリンク発行の際は
パスワードを必須化
オープンリンク発行の際はパスワードを必須化したり、公開期限を短く設定することも可能！
Boxアカウントがなくても閲覧できるリンクだから、セキュリティに妥協せず便利に活用します。
取引先とのプロジェクトフォルダーも申請→承認で作成
外部ユーザーを招待する際にも、招待するフォルダーを間違えたり、招待相手を間違えたり、とリスクはつきものです。
こちらも申請→承認の多重チェックで安全に招待しましょう！
公開リンク発行の流れ
プロジェクトフォルダー作成の流れ
プロジェクトフォルダーへのコラボレーター招待の流れ
リスクを伴う外部共有
簡単な申請・承認で安全に
「onestep for Box」はエンドユーザー向けの申請・承認機能です。 オープンリンクの発行やユーザーの招待を上司に申請し、承認を経て実行することができます。 リンク発行ではオープンリンク発行時にパスワードを必須化したり、きめ細かな運用が可能です。
onestep for Box のプラン
onestep for Box
概要
エンドユーザー向けの申請・承認機能です。 オープンリンクの発行やユーザーの招待を上司に申請し、承認を経て実行することができます。
価格
・価格は管理対象となるユーザーの数に応じた年間契約の利用料金となります。
・ボリュームディスカウントございます。詳細はお気軽にご相談ください。
機能
・オープンリンク送信の上長承認機能
onestep for Box - Link Request
・招待の上長承認機能
onestep for Box - Collaboration Request
ユースケースの例
・オープンリンク送信の上長承認
上長の承認を経て取引先へリンクを送信
・プロジェクトフォルダー作成申請
上長の承認を経て共有フォルダーを作成
・ゲスト招待の上長承認
上長の承認を経て取引先を招待
利用環境
・OS ... Windows 10, Windows 11
・ブラウザ ... Chrome, Edge
※ ご利用いただくBoxテナントは Business Plus 以上のエディションである必要があります。
申請・承認フローで外部共有のリスクを大幅に低減します